Fokus statt verzetteln

Mehr Klarheit, Fokus und Zeit für das Wesentliche wünschen sich viele Selbstständige, mit denen ich spreche. Sie wollen selbstbestimmt und frei arbeiten können – das ist schließlich einer der wichtigsten Motive ein eigenes Unternehmen zu gründen. Doch statt Freiheit und Entscheidungsspielraum ihrer Selbstständigkeit zu genießen und ihr Business so zu gestalten, dass es ihren Lebenszielen dient, neigen viele dazu sich zu verzetteln: Sie fühlen sich getrieben, stecken fest oder fühlen sich von der Fülle der Möglichkeiten überwältigt.

Hier ein paar Tipps, die dir helfen können, deine Aufmerksamkeit mehr auf das Wesentliche zu lenken, dadurch fokussierter zu arbeiten, Entscheidungen zu erleichtern und langfristig mit deinem Business zufriedener und auch erfolgreicher zu sein.

  1. Klare Ausrichtung – was alles möglich wird, wenn du fokussierter bist
  2. Selbstbestimmt mit der eigenen Zeit umgehen
  3. Gut ist oft schon gut genug
  4. Den Wert unterschiedlicher Aufgaben für dein Business kennen
  5. Entscheiden, was wirklich wichtig ist
  6. Projekte identifizieren und in kleine Schritte aufteilen
  7. Ähnliche Tätigkeiten bündeln und in geplanten Zeitfenstern erledigen
  8. Unterstützung finden, um am Ball zu bleiben

 

Klare Ausrichtung: Warum etwas ändern?

„Den ganzen Tag mit vielem beschäftigt, tausend Ideen pro Stunde und am Ende des Tages nichts Konkretes geschafft.“ So oder ähnlich schildern meine Klientinnen ihre Situation. Kennst du das Gefühl? Die Frage ist, was ändert sich für dich, wenn du dich mehr fokussierst und weniger verzettelst? Was versprichst du dir davon? Bevor du etwas änderst, solltest du dir sicher sein, dass du ausreichend motiviert bist und dir die Situation ausmalen, die du erreichen möchtest. Nimm dir ein paar Minuten Zeit und notiere deine Gedanken zur folgender Frage:

* Was verbessert sich, was wird alles möglich, wenn du fokussierter bist?

 

Selbstbestimmt mit der eigenen Zeit umgehen

Wir alle haben die gleichen 168 Stunden Zeit pro Woche zur Verfügung. Es liegt an dir zu entscheiden, wie du sie füllen möchtest. Wie viele Stunden brauchst du für dich, Familie, Freunde, Freizeit, Haushalt, Hobbies, Pausen und wie viele Stunden möchtest du pro Woche arbeiten?

In jeder Stellenbeschreibung ist auch die wöchentliche Arbeitszeit festgelegt. Kaum eine Selbstständige, die ich kenne, definiert im Vorfeld, wie viele Wochenstunden ihre Arbeit umfassen soll. Die meisten dokumentieren lediglich die Stunden, die sie für Kunden arbeiten, weil sie diese Zeit in Rechnung stellen können. Aber neben der bezahlten Arbeit für Kunden gibt es zahlreiche andere Tätigkeiten, die nicht unmittelbar Umsatz bringen …

Und so tappen viele Selbstständige in die Falle, nie wirklich Feierabend zu haben und auch in den Abendstunden oder am Wochenende in ihrem Unternehmen zu arbeiten, ohne wirklich zufrieden stellende Resultate zu erzielen.

Fokus statt verzetteln ParkinsonEin „Gesetz“ des britischen Soziologen C.N. Parkinson besagt: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Wenn du deine Zeit limitierst, indem du beispielsweise deine Arbeitszeit vorab festlegst statt ausschließlich im Nachhinein zu dokumentieren, arbeitest du schon fokussierter, weil du nach Möglichkeiten suchst, in der gesetzten Zeit deine Ziele zu erreichen.

Probiere das mal aus und lege fest …

*Wie viele Wochenstunden umfasst „deine Stelle“ in deinem Business?

 

Gut ist oft schon gut genug

Bremst du dich selber aus, weil du es gerne ganz perfekt und 150%ig hast? Manchmal halten wir uns selber durch zu hohe Ansprüche oder Erwartungen davon ab fokussiert Ergebnisse zu erzielen. Oft ist „gut“ schon gut genug. Das sagt auch das bekannte Pareto-Prinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923). Das Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% zu einem 100%igen Ergebniss erfordern mit 80% des Gesamtaufwandes die quantitativ meiste Arbeit. (Quelle Wikipedia)

*Überlege, wo du leichter ins Tun kommst, wenn du dich mit den 80% anfreunden kannst.

 

Wert unterschiedlicher Aufgaben

Zeit ist unsere wertvollste Ressource – einmal vergangen, kommt sie nicht wieder. Darum ist es essentiell, sie für die wirklich wichtigen Dinge zu nutzen. Im Business bedeutet das, dass du deine Zeit vorzugsweise dort einbringst, wo es zum einen deinen Stärken entspricht und du dich richtig wohl fühlst – zum anderen dort, wo sie den meisten Wert für dein Business stiftet.

In jedem Unternehmen gibt es ganz unterschiedliche Aufgaben zu erledigen – je bewusster du dir über deren Wert bist, desto achtsamer und geschickter wirst du deine Zeit einsetzen. Die folgenden vier Bereiche treffen auf die meisten Selbstständigen zu.

Arbeiten IM Business

1 . Administration und Operatives – die vielen kleinen und oft zeitraubenden Tätigkeiten, die dein Business am Laufen halten – und für die du vermutlich überqualifiziert bist. Dazu gehören Rechnungen schreiben und versenden, Zahlungseingänge kontrollieren, Buchhaltung und Steuererklärung machen, Überweisungen tätigen, Unterlagen ablegen, Angebote schreiben, alles mögliche recherchieren, Daten erfassen und verwalten, Büro aufräumen und organisieren, sich um kleinere Reparaturen kümmern, Kundenkartei pflegen, Texte in die Webseite einpflegen, FB Post schreiben, Termine mit Kunden vereinbaren, nachfassen, Terminerinnerungen versenden, …

Alles wichtige und notwendige Arbeiten, die aber nicht direkt am Umsatz beteiligt sind. Wer (noch) keine tüchtige Bürokraft oder Assistenz hat, sollte diese Tätigkeiten so weit wie möglich systematisieren und vereinfachen.

Arbeiten rund um deine Kunden

2. Tätigkeiten, die anspruchsvoller sind und schon eher von dir persönlich erledigt werden wollen. Dazu gehören die direkte Arbeit mit deinen Kunden, aber auch der mit ihnen zusammenhängende Service wie Kunden-Emails beantworten, Rückruf bei Anfragen, Gesprächsnotizen oder Protokolle im Anschluss an Termine schreiben, Follow-Ups etc. Außerdem regelmäßig wertvolle Inhalte verfassen, (Blog-)Artikel oder Newsletter schreiben, Deadlines überwachen und Projekte managen. Dann auch technisches wie Tools miteinander verknüpfen, Arbeiten an der Webseite, Zahlungssysteme einrichten, Posts für die sozialen Medien designen …

Arbeiten AM Business

3. In den beiden ersten Bereichen arbeitest du IN deinem Business, bist also eher im ausführenden Mitarbeiterinnen-Modus. Nun kommen wir zu den Tätigkeiten, die AM Business anfallen. Dazu gehört alles, was der Entwicklung deines Unternehmens dient wie bspw. neue Produkte entwickeln,  Angebote skalieren oder neue Einkommensmodelle erdenken, deine Vision entwerfen, Strategien erarbeiten …
Aber auch deine persönliche Weiterbildung, lernen oder Kenntnisse vertiefen. Sowie alle möglichen Wege um Kunden zu finden, (Verkaufs-) Gespräche führen, Marketing-Kampagnen entwickeln und durchführen, wirkungsvolle Verkaufstexte und Präsentatione schreiben, launchen neuer Angebote …
Und last but not least die ganz konkrete Planung, entscheiden und setzen von Zielen und Zwischenetappen

Marketing und Sichtbarkeit

4. Im vierten Bereich finden sich die Tätigkeiten, die dich für potentielle neue Kunden sichtbar machen und insgesamt deine Bekanntheit steigern. Hier geht es darum, dein Marketing umzusetzen, rauszugehen und sich der Welt zu präsentieren. Dazu zählen Aktivitäten wie eigne, regelmäßige Formate, die du online oder offline durchführen kannst: bspw. monatliche Informations- oder Netzwerkveranstaltungen, wöchentliche Tipps als Facebook Live Show, dein eigener Podcast, Video-Tutorials zu deinen Themen, Workshops oder Webinare, die von vielen Menschen gleichzeitig besucht werden können usw. Aber auch Aktivitäten, die dich vor das Publikum deiner Kooperationspartner oder anderer Veranstalter bringen wie Gastbeiträge für einen Blog verfassen, Interviews für Podcasts, Radio oder Printmedien geben, Vorträge auf Messen oder Fachveranstaltungen halten oder als Fachfrau an Podiumsdiskussionen teilnehmen und vieles mehr.

Vermutlich geht es dir wie den meisten Selbstständigen – du verbringst die meiste Zeit mit Arbeit IM Business.

Wertvoller ist jedoch die Arbeit AM Business. Also Tätigkeiten, die mit der Entwicklung, strategischen Planung und deinem Marketing zu tun haben.

*Notiere eine Woche lang deine Tätigkeit und unterscheide dabei die vier unterschiedlichen Bereiche.

 

 

Wert deiner Arbeit

Wenn du den einzelnen Bereichen einen theoretischen Wert zumisst, sähe das wie folgt aus:

  1. Administration und Operatives: Assistenz für 10€/h
  2. Arbeit mit Kunden und Projektmanagement: Projektleitung für 100€/h
  3. Businessentwicklung, Strategie und Weiterbildung: Management für 1.000€/h
  4. Bekanntheit steigern und Marketing: Chefin für 10.000€/h

Nun siehst du nicht nur, wie viel Zeit du in den einzelnen Bereichen gearbeitet hast, sondern kannst am Ende des Tages oder deiner Woche auch bestimmen, wie viel dein Business an Wert gewonnen hat. Also mir hilft das sehr, mich mehr zu fokussieren …

 

Entscheiden, was wirklich wichtig ist

Wenn es dir ähnlich geht wie mir und anderen Selbstständigen, hast du viele Ideen und zu erledigende Aufgaben im Kopf (und vielleicht auf verschiedenen Listen notiert). Es braucht viel Zeit und Energie aus dieser Fülle auszuwählen, was in welcher Reihenfolge zu tun ist.

Den Kopf frei machen

Um einen Überblick zu bekommen, nimm dir 15 Minuten Zeit und schreibe ungefiltert ALLES auf, was dir an Aufgaben durch den Kopf geht. Das können neben den beruflichen auch privaten Verpflichtungen, Termine und Aufgaben sein. Vermutlich hast du am Ende der 15 Minuten die umfangreichste ToDo-Liste, die du jemals geschrieben hast. Keine Angst – im zweiten Schritt wird sortiert. Wichtig ist nur, dass du deinen Kopf leerst und alles an einem Ort aufschreibst.

Sortieren und priorisieren

Dann nimm dir ein Blatt Papier und falte es einmal längst und einmal quer, so dass du vier Felder bekommst, in die du nun die einzelnen Aufgaben eintragen kannst. Links oben trägst du alles ein, was wichtig und dringend ist. Rechts oben die Aufgaben, die wichtig sind, aber noch Zeit haben, also nicht besonders dringend sind. Im linken unteren Feld notierst du Aufgaben, die dingend sind, aber nicht wirklich wichtig und rechts unten die Aufgaben, die weder besonders wichtig noch dringend sind. Das ist das Eisenhower-Prinzip – eine gute Möglichkeit, die notierten Aufgaben zu priorisieren.

 

Projekte erkennen und in handliche Schritte aufteilen

Ein Grund, warum ToDo-Listen selten für die vielfältigen Aufgaben in deinem Unternehmen funktionieren ist, dass die darauf notierten Tätigkeiten unterschiedlichen Umfang und oft auch unterschiedliche Prioritäten haben. Da stehen Aufgaben wie Webseite überarbeiten neben Rückruf Kunde, Druckerpatronen bestellen und Newsletter schreiben untereinander.

Die Webseite zu überarbeiten ist vermutlich vom Umfang her bereits ein Projekt, das in mehrere Schritte aufgeteilt werden will. Notiere auf deiner ToDo-Liste nur einzelne Aufgaben, die du in einem relativ kurzen Zeitraum erledigen und abhaken kannst. Dadurch wird es viel leichter, komplexere Vorhaben anzufangen und in handlichen Etappen abzuarbeiten.  Statt Wichtiges immer wieder aufzuschieben kommst du so wirklich voran.

*Identifiziere die Projekte auf deiner ToDo-Liste und notiere die einzelnen Schritte.

Pomodoro

Erlaube dir, dich eine bestimmte, überschaubare Zeitspanne mit nur einer Sache zu beschäftigen. Diese Zeitspanne sollte so lang bemessen sein, dass du wirklich mit deiner Aufgabe vorankommst und so kurz, dass du dir gestatten kannst, dich ganz und gar nur auf diese eine Aufgabe einzulassen.

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte. (Quelle Wikipedia)

Die Technik besteht aus fünf Schritten:

  1. Formuliere die Aufgabe, die du bearbeiten willst
  2. Stelle einen Kurzzeitwecker auf 25 Minuten (Küchenuhr, Handy, Sanduhr, was immer dir passt)
  3. Bearbeite die Aufgabe, bis die Zeit abgelaufen ist oder der Wecker klingelt
  4. Mache eine kurze Pause von 5 Minuten, steh auf, bewege dich, trink ein Schluck Wasser
  5. Wenn die Aufgabe noch nicht erledigt ist, entscheide, ob du weiter an dieser oder einer nächsten Aufgabe arbeitest und beginne von vorn. Nach jeweils drei bis vier pomodori machst du eine längere Pause (15–20 Minuten)

*Experimentiere mit dieser Technik und finde Intervalle, die für dich funktionieren.

Ähnliche Tätigkeiten bündeln

„Don´t ask questions – just execute” das war ein Funkspruch von Mercedes Team-Chef Toto Wolff an den Formel Eins Fahrer Lewis Hamilton in einem laufenden Rennen. Toto wollte verhindern, das Lewis sich in die Strategien einmischt – er sollte einfach nur das tun, was er am besten kann: schnell fahren.
An diesen Funkspruch muss ich oft denken, wenn ich mir vorgenommen hatte Aufgaben abzuarbeiten und dann strategische Gedanken oder neue kreative Idee kommen, die mich genau davon abhalten, mich um die eigentliche Aufgabe zu kümmern. Und ganz ehrlich, während ich diesen Text schreibe, fallen mir noch viele weitere Aspekte des Themas ein – aber ich will heute fertig werden …
Dieses gedankliche Abschweifen bringt mich schnell aus der Umsetzung. Kommt dir das bekannt vor?

Zeitfenster Die unterschiedlichen Tätigkeiten im Unternehmen erfordern jeweils andere Kompetenzen und Energien. Darum ist es sinnvoll, ähnliche Tätigkeiten zu bündeln und im jeweiligen „Modus“ zu erledigen.

Emails durchsehen, Buchhaltung, Überweisungen, Unterlagen ablegen, Büro aufräumen und Kundenkartei pflegen und Termine vereinbaren sind bspw. Tätigkeiten, die sich im „Büro-Modus“ erledigen lassen.

Für die Arbeit an meiner strategischen Planung oder das Ausarbeiten von umfangreicheren Texten brauche ich mehr Zeit am Stück, damit ich mich wirklich vertiefen und an den Ideen feilen kann. Im „Kreativ-Modus“ sprudeln die Ideen für neue Angebote oder Kampagnen.

Für die Arbeit mit meinen Klientinnen bin ich ganz im „Kunden-Modus“, höre genau zu, sortiere Gedanken, gebe Feedback und Impulse für die nächsten Schritte.

*Überlege, welche Tätigkeiten du in welchem „Modus“ ausführst und wie du diese Aufgaben bündeln kannst.

Zeitfenster schaffen

Ich reserviere mir Zeitfenster für die unterschiedlichen Aufgaben, die ich im Laufe der Woche zu tun habe. So habe ich bestimmte Tage für 1:1 Termine mit meinen Klientinnen reserviert, andere für die Betreuung meiner online Gruppen. Es gibt Pausenzeiten, denn ich gönne mir neben dem Spaziergang „um den Block“ auch oft einen Mittagsschlaf. Außerdem plane ich Tage ganz ohne Termine, die ich für die Arbeit an meinem Business, meine eigene Weiterbildung oder Inspiration nutze. Wie sieht deine Wochenplanung aus?

*Reserviere dir Zeitfenster für die unterschiedlichen Aufgaben in deinem Kalender und experimentiere damit.

 

Unterstützung finden

Ich hoffe, diese Tipps helfen dir, dich weniger zu verzetteln und mehr zu fokussieren. Es gibt natürlich noch weitere Aspekte, die ich sicherlich zu einem späteren Zeitpunkt aufgreifen werden. Aber starte doch mit den Tipps, die dich am meisten ansprechen und experimentiere damit. Es fällt leichter am Ball zu bleiben, wenn du dir Unterstützung suchst. Das kann eine Kollegin, Freundin oder Master-Mind-Partnerin sein, mit der du dich regelmäßig darüber austauscht, was du dir vorgenommen und was du erreicht hast. So ein Austausch findet auch in meiner geschlossenen Facebook Gruppe statt – du bist herzlich eingeladen dabei zu sein.

Außerdem biete ich regelmäßige Impuls-Treffen und Workshops an, in denen ich mit dir die nächsten Wochen plane. Wenn du dich dafür interessierst, trage dich hier in meinen Email-Verteiler ein. Ich freue mich zu hören, was du ausprobiert hast, um dich mehr zu fokussieren.